Energiespartipp: PDF-Dateien statt einen Papierausdruck erstellen

Bild einer PDF Datei
PDF Dateien erstellen

Im täglichen Büroalltag gibt es oft Schriftstücke, welche einen Probeausdruck erfordern. Und nicht selten geht dieser beim ersten (oder weiteren?) Versuch schief. Das Resultat ist unnötig verbrauchtes Papier und Druckertoner bzw. -tinte. Für so einen Fall bietet sich die Erstellung eines elektronischen PDF-Dokuments an. Das geht schnell und ist die Software dazu ist kostenlos im Internet verfügbar.

Doch der Reihe nach: PDF Dateien sollten den meisten Lesern ein Begriff sein. Die Abkürzung PDF steht für Portable Document Format, dieses Format wurde von Adobe ursprünglich für digitale Druckdateien entwickelt und erstmalig 1993 vorgestellt. Seit dieser Zeit hat das PDF-Format einen ungemeinen Siegeszug erfahren, da es plattformübergreifend mit den kostenlosen Adobe Acrobat Reader angesehen werden kann.

Eine Möglichkeit der Erstellung von PDF-Dateien ist beispielsweise schon standardmäßig in der Office Suite OpenOffice enthalten. Sie erstellen dabei wie gewohnt Ihr Textdokument oder Ihre Tabelle und klicken dann den Menüpunkt „Datei“ -> „Exportieren als PDF“ an. Daraufhin erscheint ein Fenster, in dem noch zusätzliche Optionen wie beispielsweise die Komprimierung oder ein Passwort zum Lesen der Datei eingestellt werden kann. Der Button „Exportieren“ öffnet dann schließlich ein weiteres Fenster, bei dem noch der Pfad zur Datei angegeben werden kann. Besonders interessant (und oft auch wenig bekannt) ist das Feature, dass im OpenOffice auch Felder eingefügt werden können (zum Beispiel mittels Textfelder), welche später dann im fertigen PDF-Dokument am Bildschirm ausgefüllt werden kann. Dies ist beispielsweise für Formulare oder Musterbriefe sehr hilfreich.

Fazit:

Das plattformübergreifende Dokumentenformat PDF hat sich in den letzten Jahrzehnten als Standard durchgesetzt. Durch eine erstelle PDF-Datei sieht man das fertige Schriftstück, ohne es ausdrucken zu müssen. Dies spart Papier und Toner und geht zum Beispiel im (kostenlosen) OpenOffice sehr schnell.